Jak sprawdzić, czy paczka trafiła do urzędu celnego?

Zapewne nie raz zdarzyło Ci się z niecierpliwością wyczekiwać na przesyłkę, zwłaszcza tę międzynarodową. Każdy dzień zwłoki rodzi pytanie: gdzie ona jest? A co, jeśli utknęła gdzieś po drodze, na przykład w urzędzie celnym? To sytuacja, która może wywołać lekki niepokój, szczególnie gdy nie wiemy, jak sprawdzić jej status. Spokojnie, przez proces weryfikacji można przejść całkiem sprawnie.

Czy moja paczka trafiła do cła?

Pierwsze pytanie, które sobie zadajesz, to skąd w ogóle wiedzieć, że Twoja paczka zainteresowała celników. Zwykle nie jest to grom z jasnego nieba. Najczęściej pierwszym sygnałem jest zmiana statusu śledzenia przesyłki. Komunikaty takie jak „zatrzymana przez urząd celny”, „oczekuje na odprawę celną” lub po prostu „kontrola celna” są dość jednoznaczne.

Czasem jednak system śledzenia milczy jak zaklęty, a paczka, która według przewidywań powinna już być u Ciebie, nadal nie dotarła. Jeśli minęło kilka dni od spodziewanego terminu dostawy, a przesyłka ostatni raz była widziana przy wjeździe do kraju, to również może być wskazówka. Brak aktualizacji statusu przez dłuższy czas po przekroczeniu granicy to często cichy znak, że coś się dzieje w tle, być może właśnie w urzędzie celnym.

Co tak naprawdę oznacza „kontrola celna”?

Samo hasło „kontrola celna” brzmi może nieco groźnie, ale w większości przypadków to standardowa odprawa celna, przez którą przechodzi wiele towarów. Urząd celny to taka brama wjazdowa dla towarów z zagranicy. Funkcjonariusze sprawdzają, czy zawartość paczki zgadza się z deklaracją, czy nie ma w niej przedmiotów zabronionych i czy naliczone zostały odpowiednie opłaty – cło oraz podatek VAT. Procedura ta może być szczególnie istotna, gdy sprowadzasz towary z konkretnych kierunków, na przykład warto wiedzieć, ile wynosi cło z USA.

Zatrzymanie przesyłki nie zawsze oznacza problemy. Może to być po prostu:

• Rutynowa kontrola wyrywkowa.
• Konieczność dosłania dokumentów, np. dowodu zakupu potwierdzającego wartość towaru.
• Potrzeba uiszczenia należności celno-podatkowych.

Pamiętaj, że urzędy celne, zwłaszcza w okresach wzmożonego ruchu paczek, jak przed świętami, mają naprawdę pełne ręce roboty. Czasem opóźnienie wynika po prostu z kolejki, podobnie jak przy obsłudze dużych przesyłek, takich jak palety.

Tracking – jak czytać między wierszami?

Twój najlepszy przyjaciel w tej sytuacji to numer trackingowy (numer śledzenia). To dzięki niemu możesz monitorować podróż swojej paczki. Każdy przewoźnik – czy to poczta narodowa, czy firma kurierska – udostępnia na swojej stronie internetowej system do śledzenia. Warto tam zaglądać regularnie.

Co jednak, gdy komunikaty są lakoniczne lub niejasne?

Interpretacja statusów

Statusy mogą się różnić w zależności od firmy. „Przekazano do kontroli celnej” to jasny sygnał. Ale co z „W trakcie odprawy” albo „Przesyłka w sortowni międzynarodowej”? Ten ostatni może oznaczać, że paczka jest blisko urzędu celnego lub właśnie go opuściła. Jeśli status nie zmienia się przez kilka dni roboczych, to znak, by zacząć drążyć temat. Czasami systemy uniwersalnych stron śledzących mogą pokazywać nieco inne komunikaty, ale najbardziej wiarygodne informacje znajdziesz zawsze bezpośrednio u przewoźnika obsługującego Twoją paczkę.

Kto i kiedy się ze mną skontaktuje?

Jeśli Twoja paczka faktycznie wymaga jakiejś interwencji – na przykład dosłania dokumentów lub opłacenia cła – ktoś powinien się z Tobą skontaktować. Kto to będzie?

Najczęściej jest to przewoźnik (firma kurierska lub poczta), który w Twoim imieniu zajmuje się formalnościami celnymi, lub współpracująca z nim agencja celna. To oni zwykle wysyłają e-mail lub list z prośbą o potrzebne informacje lub zawiadomienie o naliczonych opłatach. Czasem, zwłaszcza przy przesyłkach pocztowych, może to być bezpośrednie pismo z urzędu celnego.

Oczekiwanie na kontakt bywa frustrujące. Wydaje się, że minęły wieki, a telefon milczy. Zazwyczaj jednak, jeśli coś jest potrzebne od Ciebie, informacja w końcu dotrze. Pytanie, czy zawsze warto biernie czekać? Jeśli masz podejrzenia, że paczka utknęła, a status śledzenia niepokojąco długo się nie zmienia, delikatne zapytanie u przewoźnika na pewno nie zaszkodzi. W końcu chodzi o Twoją przesyłkę.

Jak mogę pomóc mojej paczce przejść przez cło?

Choć proces celny ma swoje tempo, są pewne rzeczy, które możesz zrobić, aby go niepotrzebnie nie wydłużać. Nazwijmy to… byciem o krok do przodu.

Po pierwsze, reaguj szybko na wszelkie prośby. Jeśli otrzymasz e-mail z prośbą o dokumenty, wyślij je jak najszybciej. Zwykle potrzebne będą:

• Dowód zakupu (faktura, potwierdzenie płatności).
• Szczegółowy opis zawartości, jeśli deklaracja była niejasna.
• Czasem numer EORI, jeśli jesteś przedsiębiorcą prowadzącym działalność cross-border.

Po drugie, jeśli zostaną naliczone opłaty celne i podatki, ureguluj je bez zbędnej zwłoki. Im szybciej to zrobisz, tym prędzej paczka zostanie zwolniona.

Warto też pamiętać, że kompletna i prawidłowa dokumentacja wysyłkowa to podstawa. Jeśli wysyłasz coś za granicę, na przykład paczkę do Anglii gdzie procedury zmieniły się po Brexicie, lub spodziewasz się przesyłki, upewnij się (lub poinformuj nadawcę), że wszystkie dane na deklaracji celnej są dokładne i zgodne z prawdą, włącznie z poprawnie zapisanymi kodami pocztowymi, a sama paczka spełnia wymogi przewoźnika, dotyczące chociażby maksymalnych wymiarów i wagi paczki (tu na przykładzie DHL, ale każdy kurier ma swoje wytyczne).

Pamiętaj, że większość przesyłek prędzej czy później przechodzi przez odprawę celną. Kluczem jest monitorowanie statusu, szybkie reagowanie na prośby i, tak, odrobina tej wspomnianej cierpliwości.