Wystawianie faktur to codzienna praktyka w biznesie, kojarzona głównie z transakcjami między firmami. Jednak w wielu sytuacjach przedsiębiorcy muszą wystawić fakturę również osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej. W takim przypadku pojawiają się pytania o wymagane dane, obowiązek podania numeru NIP oraz inne formalności związane z prawidłowym dokumentowaniem sprzedaży.

W tym praktycznym poradniku pokażemy Ci, krok po kroku, jak prawidłowo wystawiać faktury na osoby fizyczne, zachowując wszystkie wymogi prawne i jednocześnie optymalizując ten proces w Twojej firmie.

Spis treści

Podstawowe wymogi faktury na osobę fizyczną

Jak wystawić prawidłowo tego typu fakturę? Przede wszystkim dokument ten musi spełniać określone standardy formalne, które gwarantują jego ważność w świetle prawa.

Obowiązkowe elementy faktury

Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT faktura na osobę fizyczną musi zawierać:

  • datę wystawienia i kolejny numer dokumentu,
  • dane sprzedawcy i nabywcy wraz z adresami,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres usług,
  • cenę jednostkową netto,
  • wartość sprzedaży netto,
  • stawkę i kwotę podatku VAT,
  • kwotę należności ogółem.

W przypadku adresu na fakturze dla osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy wskazać adres zamieszkania przedsiębiorcy. Natomiast jeśli przedsiębiorca posiada główne miejsce prowadzenia działalności wskazane w CEIDG, powinno się podać właśnie ten adres.

Czy potrzebny jest NIP lub PESEL?

Wbrew powszechnym przekonaniom faktura wystawiana na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej nie wymaga umieszczenia numeru NIP ani PESEL. Jest to istotne uproszczenie, ponieważ wystarczające są podstawowe dane identyfikacyjne, takie jak imię, nazwisko oraz adres zamieszkania.

W praktyce oznacza to, że sprzedawca nie może wymagać od klienta podania numeru PESEL podczas wystawiania faktury. Przepisy ustawy o VAT nie zawierają żadnych zapisów nakazujących umieszczanie tego numeru na fakturach dla osób prywatnych.

Krok po kroku: proces wystawiania faktury

Jak przygotować fakturę szybko, sprawnie i bezbłędnie? Przede wszystkim należy pamiętać, że dokument ten można wystawić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

  1. Pozyskanie danych klienta

W pierwszej kolejności należy zebrać podstawowe dane nabywcy. Wystarczające jest imię, nazwisko oraz adres zamieszkania. Warto zaznaczyć, że nie ma obowiązku pozyskiwania numeru PESEL ani NIP od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

  1. Wybór odpowiedniego typu faktury

Następnie należy zdecydować o formie dokumentu. Faktura może być wystawiona w formie tradycyjnej lub elektronicznej, jednak w przypadku e-faktury konieczne jest uzyskanie zgody od nabywcy.

  1. Wypełnianie poszczególnych pól

Podczas wypełniania dokumentu należy uwzględnić:

  • datę wystawienia i numer faktury,
  • dane sprzedawcy wraz z NIP,
  • dane nabywcy (imię, nazwisko, adres),
  • szczegółowy opis towarów lub usług,
  • wartości netto i brutto,
  • stawki podatku VAT.
  1. Sprawdzenie poprawności dokumentu

Na koniec procesu należy zweryfikować poprawność wszystkich danych. Ponadto, jeśli sprzedaż została zarejestrowana na kasie fiskalnej, paragon należy dołączyć do kopii faktury pozostającej u sprzedawcy. W przypadku faktur elektronicznych system musi zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentu.

Warto pamiętać, że faktury należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Od 2026 roku dokumenty będą automatycznie archiwizowane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat.

Terminy i obowiązki sprzedawcy

Znajomość obowiązków wynikających z wystawiania faktur na osobę fizyczną stanowi kluczowy element prawidłowego prowadzenia dokumentacji sprzedażowej. Sprzedawca musi przestrzegać określonych cykli rozliczeniowych, przyjętych ustawowo i prawnie.

Kiedy należy wystawić fakturę?

Podstawowa zasada mówi, że fakturę należy wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Natomiast w przypadku usług budowlanych termin wydłuża się do 30 dni od wykonania usługi.

Zgodnie z przepisami, jeśli klient zażąda faktury po upływie miesiąca od zakupu, sprzedawca ma obowiązek wystawić ją w ciągu 15 dni od otrzymania takiej prośby. Jednak po upływie trzech miesięcy od końca miesiąca sprzedaży sprzedawca nie ma już takiego obowiązku.

Paragon a faktura – co trzeba wiedzieć?

Przede wszystkim sprzedaż towarów osobom prywatnym powinna być dokumentowana za pomocą paragonu fiskalnego. W przypadku transakcji do 450 zł brutto paragon z numerem NIP nabywcy stanowi fakturę uproszczoną i nie należy wystawiać dodatkowego dokumentu.

Warto też pamiętać, że od 2020 roku wystawienie faktury do paragonu bez NIP nie jest już możliwe w przypadku transakcji między przedsiębiorcami. Natomiast w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej faktura może zostać wystawiona na podstawie paragonu bez numeru NIP. Sprzedawca ma też obowiązek przechowywać kopie paragonów w kolejności ich wystawienia do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Automatyzacja procesu fakturowania

Zautomatyzowane systemy fakturowania przekształcają ręczny proces tworzenia i wysyłania dokumentów w wydajny, zintegrowany system. Automatyzacja przynosi wymierne korzyści dla przedsiębiorstw. Przede wszystkim pozwala zaoszczędzić znaczną ilość czasu poprzez eliminację ręcznego wprowadzania danych. Dodatkowo zmniejsza ryzyko błędów ludzkich, co wpływa na większą dokładność danych finansowych. Warto zaznaczyć, że automatyzacja fakturowania sprawdza się nie tylko w dużych przedsiębiorstwach. Rozwiązanie to jest opłacalne już u małych i średnich firm przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie.

Faktura na osobę fizyczną – co musisz wiedzieć

Prawidłowe wystawianie faktur wymaga znajomości podstawowych wymogów prawnych oraz odpowiedniego podejścia. Przede wszystkim należy pamiętać o obowiązkowych elementach dokumentu, terminach wystawiania oraz właściwym przechowywaniu dokumentacji. Warto zaznaczyć, że nowoczesne rozwiązania technologiczne znacząco upraszczają cały proces fakturowania. Automatyzacja nie tylko oszczędza czas, lecz również minimalizuje ryzyko błędów i zapewnia zgodność z przepisami, szczególnie w kontekście nadchodzących zmian związanych z KSeF.

Optymalizacja wystawiania faktur to jedno, a w prężnie działającym biznesie trzeba szukać nowoczesnych rozwiązań. Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż internetową powinni więc rozważyć zintegrowanie swojej platformy e-commerce z platformą logistyczną Apaczka. Dzięki temu kontrola nad przepływem zamówień, płynna obsługa dokumentacji i efektywne zarządzanie procesem sprzedaży będą wyjątkowo proste!

Źródła:

Zamów kuriera po odbiór Twojej przesyłki!

Skorzystaj z oferty największych firm kurierskich

Załóż darmowe konto