Gdzie znajdę i jak czytać specyfikację do faktury?

Specyfikacja do faktury to dokument, w którym znajdziesz szczegółowe zestawienie zrealizowanych zleceń oraz wyjaśnienie, z czego wynikają naliczone opłaty dodatkowe.

Jeżeli indywidualne porozumienia z klientem, zawarte w formie pisemnej, nie stanowią inaczej, to faktury wystawiamy dwa razy w miesiącu – w połowie i na koniec każdego miesiąca.

Spis treści

Gdzie znaleźć specyfikację do faktury?

Nowy Panel Apaczka

1. Faktury i specyfikacje udostępniamy do pobrania w  zakładce Faktury dostępnej pod ikoną portfela w górnym menu. 

2. Aby pobrać fakturę lub specyfikację kliknij w “trzykropek” po prawej stronie listy i wybierz opcję, która Cię interesuje. 

Stary Panel Apaczka

1. Faktury i specyfikacje udostępniamy do pobrania w zakładce Faktury dostępnej w menu bocznym po lewej stronie.
2. Aby pobrać fakturę lub specyfikację kliknij w ikonę dokumentu, który chcesz pobrać, zgodnie z poniższym zrzutem ekranu.

Czym jest specyfikacja do faktury i jak ją czytać?

Specyfikacja do faktury dostępna jest w dwóch formatach PDF oraz CSV. Wersja CSV to czyste dane w excelu, więc warto z niej korzystać jeśli na fakturze jest dużo pozycji lub jeśli potrzebujesz odszukać konkretne zlecenie.
Natomiast specyfikacja w formacie PDF jest bardziej czytelna oraz zawiera wyjaśnienia poszczególnych pozycji, znajdziesz w niej informacje:

• z wyjaśnieniem skrótów użytych w zestawieniu,
• której faktury dotyczy,
• jaki obejmuje okres,
• dane nabywcy,
• o wysokości VAT, sumy netto i brutto,
• jakie dodatkowe opłaty obejmuje (oznaczone kolorem fioletowym).

Przesyłki, do których zostały naliczone dodatkowe opłaty, na specyfikacji najczęściej wyświetlone są na końcu.

Wyjaśnienie pojęć wykorzystywanych w specyfikacji

Po pobraniu specyfikacji w PDF, na pierwszej stronie znajduje się legenda z wyjaśnieniem wszystkich wykorzystanych skrótów. Poniżej opisujemy je bardziej szczegółowo.

• P – Pobranie
  Usługa dodatkowa, polegająca na pobraniu od odbiorcy należności za zawartość doręczonej mu przesyłki i jej przekazaniu zleceniodawcy. Usługa wybierana jest przez nadawcę podczas nadania przesyłki i jest dodatkowo płatna.
• U – Ubezpieczenie
  Usługa dodatkowego zabezpieczenia przesyłki poprzez zadeklarowanie jej wartości, przydatna przy składaniu reklamacji. Usługa wybierana jest przez nadawcę i jest dodatkowo płatna.
  Złożenie zlecenia w systemie z zadeklarowaniem wartości, wiąże się z tym, że przewoźnik przejmie odpowiedzialność za towar do jego rzeczywistej wartości, pod warunkiem, że zadeklarowana kwota nie jest większa niż rzeczywista wartość towaru.
• O – Osoba prywatna
  Doręczenie pod adres prywatny jest definiowane jako doręczenie do prywatnego domu (mieszkania). Obejmuje ono również doręczenie do firmy działającej w domu (mieszkaniu). Opłata ta jest doliczana dla przewoźnika UPS.
• SR – Strefa rozszerzona
  Opłata za doręczenie lub odbiór przesyłki w miejscach oddalonych, rzadziej obsługiwanych lub trudniej dostępnych. 
• DS – Dostawa w sobotę
  Usługa dodatkowa zapewniająca dostawę przesyłki w sobotę. Wybierana jest przez nadawcę podczas nadania przesyłki i jej koszt widoczny jest w podsumowaniu zlecenia.
• NST – Przesyłka nietypowa
  Opłata za przesyłkę, która ze względu na niestandardowy kształt, wymiary, wagę, zawartość, itp. wymaga dodatkowej obsługi podczas transportu. Przesyłka może zostać zweryfikowana podczas transportu, dlatego pamiętaj żeby zawsze skrupulatnie mierzyć i ważyć przesyłkę, a także oznaczać jako niestandard, np. z uwagi na kształt.
• DP – Duża paczka
  Dopłata doliczana przez przewoźnika, gdy przesyłka przekracza standardowe wymiary lub wagę, ale mieści się w dopuszczalnym zakresie obsługi. Występuje tylko u wybranych przewoźników.
• ZA – Zmiana adresu
  Opłata za zmianę adresu doręczenia przesyłki już po nadaniu przesyłki, czyli w trakcie transportu.
• PR – Przekroczenie rozmiarów
  Dopłata naliczana przez przewoźnika za przekroczenie dopuszczalnych wymiarów lub wagi. W skrajnych przypadkach przesyłka może nie zostać przyjęta do transportu. 
• I – Inne
  Jest to zbiór rzadziej występujących opłat dodatkowych. W przypadku takiego oznaczenia szczegóły dostępne są w Panelu Klienta, w podsumowaniu danego zlecenia.
• OP – Opłata paliwowa
  Opłata zależna od cen paliwa, ustalana przez przewoźnika jako procent ceny przesyłki. Zestawienie opłat paliwowych z podziałem na poszczególnych przewoźników znajdziesz tutaj.