FIFO w logistyce – jak działa zasada „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”?

Zapewne nieraz, robiąc zakupy, sięgasz po produkt z tyłu półki, licząc, że ma dłuższą datę ważności. W świecie logistyki, gdzie codziennie przemieszczają się tysiące, jeśli nie miliony towarów, taka intuicyjna zasada ma swoją profesjonalną nazwę i fundamentalne znaczenie. Mowa o FIFO, czyli „First-In, First-Out”. 

Choć brzmi może nieco technicznie, to sedno tej metody jest zaskakująco proste i bliskie codziennemu doświadczeniu. Chodzi o to, by to, co pierwsze trafiło do magazynu, pierwsze go opuściło. Proste? W teorii tak. A jak to wygląda w praktyce i dlaczego tak wiele firm stawia właśnie na to rozwiązanie?

FIFO – Co to takiego?

Skrót FIFO pochodzi z języka angielskiego i oznacza „First-In, First-Out”. W dosłownym tłumaczeniu na polski: „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”. Wyobraź sobie kolejkę do kasy w sklepie – osoba, która pierwsza w niej stanęła, jako pierwsza zostanie obsłużona. Albo świeże mleko w lodówce – zwykle staramy się najpierw zużyć to, które kupiliśmy wcześniej, zanim otworzymy nowe. To właśnie jest esencja FIFO.

W kontekście magazynowania i zarządzania zapasami, zasada ta oznacza, że towary, które jako pierwsze zostały przyjęte na stan magazynowy, powinny być również jako pierwsze wydane, czy to do dalszej produkcji, czy bezpośrednio do klienta, często jako przesyłki krajowe lub, w przypadku eksportu, jako przesyłki międzynarodowe. Wydaje się logiczne, szczególnie gdy myślimy o produktach, które mają ograniczony termin przydatności.

Dlaczego pierwsze jest tak ważne?

Stosowanie metody FIFO niesie ze sobą szereg korzyści, które mogą realnie wpłynąć na płynność działania i, co tu dużo mówić, na finanse firmy. Jest to szczególnie istotne dla małych i średnich firm, gdzie każda oszczędność i optymalizacja ma znaczenie.

Kiedy czas gra kluczową rolę

Najbardziej oczywistym przykładem są tu produkty spożywcze, farmaceutyki czy kosmetyki – wszystko, co ma określoną datę ważności. Dzięki FIFO minimalizujemy ryzyko, że coś się przeterminuje na półce magazynowej. To nie tylko strata finansowa, ale też potencjalne zagrożenie dla konsumenta i, co za tym idzie, dla reputacji Twojej firmy. Pomyśl o tych wszystkich jogurtach, lekach czy kremach – każdy dzień zwłoki w ich rotacji to krok bliżej do konieczności ich utylizacji. FIFO pomaga tego uniknąć, zapewniając, że klient zawsze otrzyma produkt świeży i pełnowartościowy. W takich sytuacjach, szybkie wydanie towaru, czasem nawet jako przesyłki ekspresowe, jest kluczowe. To takie proste, a jednak fundamentalne dla zachowania jakości.

A co z produktami bez daty ważności?

„No dobrze”, możesz pomyśleć, „ale co jeśli handluję śrubkami, ubraniami albo elektroniką? Przecież one się nie psują tak szybko”. To prawda, ale i tutaj FIFO ma swoje mocne strony. Weźmy na przykład elektronikę. Modele szybko się zmieniają, pojawiają się nowe wersje oprogramowania. Produkt, który leży na magazynie zbyt długo, może stać się przestarzały, nawet jeśli jest w pełni sprawny. 

Podobnie w modzie. Trendy zmieniają się jak w kalejdoskopie. Kolekcja sprzed roku może już nie budzić takiego zainteresowania. FIFO pomaga utrzymać aktualność oferty i uniknąć sytuacji, w której „zalegają” nam towary trudne do sprzedania po satysfakcjonującej cenie. Chodzi też o aspekty takie jak zmiany w opakowaniach czy drobne modyfikacje produktu. FIFO zapewnia, że starsze wersje opuszczą magazyn przed nowszymi.

Jak FIFO działa w praktyce magazynowej?

Sama idea FIFO jest prosta, ale jej wdrożenie w tętniącym życiem magazynie wymaga już pewnej organizacji i odpowiednich narzędzi. To dobrze przemyślany system. Jak więc sprawić, by teoria stała się codziennością?

Przede wszystkim kluczowe jest odpowiednie rozmieszczenie towarów. Stosuje się tu często specjalne systemy regałowe, na przykład regały przepływowe (nazywane też grawitacyjnymi). Działają one na zasadzie lekkiego nachylenia – towary ładowane są z jednej strony, a pod wpływem grawitacji same przesuwają się w kierunku strony wydań. To trochę jak zjeżdżalnia dla palet czy kartonów, co jest szczególnie użyteczne przy zarządzaniu większymi partiami towarów, na przykład na paletach i półpaletach. Warto przy tym znać podstawowe informacje o ładowności europalet, aby optymalnie wykorzystać przestrzeń.

Innym rozwiązaniem są regały wjezdne (drive-in) lub przejezdne (drive-through), które, choć mogą działać w systemie FIFO, wymagają odpowiedniego zarządzania korytarzami i kolejnością załadunku/rozładunku.

Niezwykle ważne jest też precyzyjne etykietowanie i śledzenie partii towaru. Każda dostawa powinna być wyraźnie oznaczona datą przyjęcia lub numerem partii. Nowoczesne systemy zarządzania magazynem (WMS – Warehouse Management System) są tu nieocenioną pomocą, a odpowiednie integracje z platformami wysyłkowymi mogą dodatkowo usprawnić cały proces, od przyjęcia po wysyłkę. Automatyzują one wiele procesów, wskazują pracownikom, który towar należy pobrać i monitorują jego przepływ. Prawidłowe śledzenie pozwala też lepiej rozumieć poszczególne statusy przesyłek na dalszych etapach. Bez tego, szczególnie w dużych magazynach, łatwo o pomyłkę. A pomyłka w tym przypadku może oznaczać, że starszy produkt zostanie „zapomniany” gdzieś w czeluściach regału.

No i oczywiście, nie można zapomnieć o procedurach i szkoleniu pracowników. Każdy członek zespołu magazynowego musi rozumieć zasadę FIFO i wiedzieć, jak postępować.

Czy FIFO pasuje do każdego biznesu?

Chociaż FIFO jest niezwykle popularne i przynosi wiele korzyści, warto zadać sobie pytanie: czy to metoda uniwersalna? Czy każdy, bez wyjątku, powinien ją stosować? To zależy.

Dla większości firm, szczególnie tych operujących na towarach z datą ważności lub podatnych na starzenie technologiczne czy modowe, FIFO jest niemalże koniecznością. Zapewnia świeżość, aktualność i minimalizuje straty. Jednak istnieją sytuacje, gdzie inne metody mogą okazać się bardziej adekwatne, albo gdzie FIFO po prostu nie jest krytyczne.

Pomyślmy na przykład o materiałach sypkich składowanych w silosach, jak piasek czy żwir. Tutaj często naturalnie stosuje się metodę LIFO (Last-In, First-Out), czyli „ostatnie weszło, pierwsze wyszło”. To, co zostało wsypane na końcu, jako pierwsze jest pobierane. Czy to idealne? Nie zawsze, ale czasem wynika to po prostu z konstrukcji miejsca składowania.

Jest też metoda FEFO (First-Expired, First-Out), czyli „pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi”. Brzmi podobnie do FIFO, prawda? Różnica jest subtelna, ale istotna. FEFO priorytetyzuje faktyczną datę ważności produktu, niezależnie od tego, kiedy trafił on do magazynu. Może się zdarzyć, że partia przyjęta później ma krótszą datę ważności niż ta przyjęta wcześniej. Wtedy FEFO nakaże wydać ją jako pierwszą. Jest to podejście bardziej precyzyjne, ale też wymagające dokładniejszego śledzenia dat na każdym produkcie.

W przypadku niektórych towarów, które nie tracą na wartości z czasem i nie mają daty ważności (np. niektóre metale, komponenty standardowe), rygorystyczne trzymanie się FIFO może nie być aż tak kluczowe, a ważniejsza może być np. optymalizacja przestrzeni magazynowej czy szybkość dostępu. Choć nawet tutaj, FIFO często wprowadza po prostu dobry porządek.

Jakie wyzwania niesie FIFO?

Wdrożenie i utrzymanie systemu FIFO, mimo swoich licznych zalet, może również wiązać się z pewnymi wyzwaniami.

Pierwszym aspektem może być konieczność zapewnienia odpowiedniej przestrzeni i infrastruktury. Regały przepływowe czy specjalne układy magazynu, które ułatwiają dostęp do najstarszych towarów, mogą wymagać większej inwestycji początkowej lub bardziej przemyślanego planowania przestrzeni. Czasem magazyn musi być fizycznie zorganizowany tak, aby umożliwić załadunek z jednej strony, a rozładunek z drugiej. To nie zawsze jest możliwe w istniejących już obiektach bez pewnych modyfikacji.

Kolejna sprawa to potencjalnie większe zapotrzebowanie na pracę lub bardziej zaawansowane systemy zarządzania. Jeśli nie mamy automatycznych systemów przepływowych, pracownicy muszą pamiętać o rotacji i fizycznie przemieszczać towary, aby te starsze znalazły się „na przodzie”. Wymaga to dyscypliny i może generować dodatkowy ruch w magazynie. Systemy WMS, które wspierają FIFO, są świetnym rozwiązaniem, ale ich wdrożenie i utrzymanie to też koszt.

Nie można też zapomnieć o szkoleniu personelu i utrzymaniu dyscypliny. Jak już wspominaliśmy, ludzie są kluczowi. Nawet najlepszy system nie zadziała, jeśli pracownicy nie będą przestrzegać zasad. Regularne szkolenia, jasne procedury i monitoring są tutaj niezbędne. Czasem trzeba przełamać stare nawyki, a to, jak wiemy, bywa trudne. 

Mimo tych wyzwań, dobrze wdrożony system FIFO to inwestycja, która szybko się zwraca.

Czy warto stawiać na FIFO?

Zasada „pierwsze weszło, pierwsze wyszło” to coś więcej niż tylko branżowy slogan. To fundament efektywnego zarządzania zapasami w wielu, wielu firmach, niezależnie od ich wielkości czy profilu działalności. Czy to w małym sklepie osiedlowym dbającym o świeżość pieczywa, czy w ogromnym centrum dystrybucyjnym obsługującym tysiące zamówień dziennie – logika FIFO pozostaje ta sama.

Dlatego FIFO, mimo upływu lat i pojawiania się nowych technologii, wciąż pozostaje złotym standardem. I pewnie jeszcze długo nim będzie.