Poznaj nową integrację dla e-commerce: Apaczka.pl x IFIRMA

Marzysz o tym, by zautomatyzować codzienne zadania i wreszcie złapać oddech w swoim ecommerce? Jeśli prowadzisz sprzedaż online, dobrze wiesz, jak czasochłonne bywa ręczne przenoszenie danych między sklepem, systemem księgowym a panelem do nadawania paczek. Każda literówka czy pomyłka w adresie to niepotrzebny stres i stracony czas. Na szczęście możesz to zmienić! Integracja Apaczka z IFIRMA pozwala Ci w kilku krokach połączyć obsługę zamówień, wysyłki i księgowość w jedną sprawnie działającą całość. Szybciej, bez błędów i bez zbędnego klikania. Sprawdź, jak prosto to wdrożyć i zyskać czas na to, co naprawdę ważne!

Spis treści

• 4 powody dlaczego warto połączyć Apaczka z IFIRMA
  • 1. Eliminujesz błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych
  • 2. Oszczędzasz czas przy masowej obsłudze zamówień
  • 3. Centralizujesz pracę w jednym systemie
  • 4. Automatycznie zamawiasz kuriera i masz podgląd statusów przesyłek
  • 5. Lepiej kontrolujesz koszty wysyłki
• Jak połączyć konto Apaczka i IFIRMA?
  • Krok 1: Utwórz konto i przygotuj dane
  • Krok 2: Dodaj integrację Apaczka w IFIRMA
  • Krok 3: Ustaw dane nadawcy i preferencje wysyłkowe
  • Krok 4: Tworzenie przesyłek bezpośrednio w IFIRMA
  • Krok 5: Monitorowanie i zarządzanie przesyłkami

4 powody dlaczego warto połączyć Apaczka z IFIRMA

Jeśli sprzedajesz online i korzystasz z IFIRMA e-commerce, wiesz, jak ważna jest sprawna obsługa zamówień. Integracja Apaczka z IFIRMA to nie dodatek, a realne wsparcie w automatyzacji wysyłek i eliminacji błędów. Oto 4 powody, dla których warto wdrożyć to rozwiązanie w swoim sklepie.

1. Eliminujesz błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych

Bez integracji musisz kopiować dane klienta (adresy, numery telefonów) ze sklepu do systemów księgowych i następnie do formularzy przewoźników. To generuje ryzyko literówek i pomyłek, które skutkują opóźnieniami, reklamacjami i dodatkowymi kosztami zwrotów. Integracja automatycznie przenosi dane klienta do formularza nadania przesyłki, minimalizując ryzyko błędów.

Przykład przed integracją: Anna prowadzi mały sklep z kosmetykami naturalnymi. Codziennie musi ręcznie przenosić dane klienta z zamówienia w sklepie do systemu księgowego ifirma i osobno do panelu Apaczka. Przy 20-30 zamówieniach dziennie nie jest trudno o literówkę w adresie, np. zamiast „ul. Kościuszki 15” wpisuje „ul. Kościelna 15”, przez co paczka trafia pod zły adres i wraca do nadawcy, generując dodatkowe koszty i frustrację klienta.

Przykład po integracji: Dzięki integracji dane klienta są automatycznie kopiowane do formularza przesyłki Apaczka z zamówienia w IFIRMA, bez potrzeby ręcznego wprowadzania. Adresy są zgodne z zamówieniem, a ryzyko błędów – zminimalizowane.

2. Oszczędzasz czas przy masowej obsłudze zamówień

Przy większej liczbie zamówień (zwłaszcza w szczycie sezonu jak Black Friday czy przed świętami) każda minuta jest cenna. Ręczne wypełnianie formularzy dla kilkuset przesyłek zajmuje godziny. Dzięki integracji proces ten skraca się do kilku kliknięć – etykiety możesz generować pojedynczo lub masowo bezpośrednio w panelu IFIRMA.

Przykład przed integracją: Maciej prowadzi sklep internetowy z odzieżą streetwearową i w okresie Black Friday ma ponad 150 zamówień dziennie. Każde wypełnienie formularza w Apaczka zajmuje mu ok. 2 minuty – co daje nawet 5 godzin pracy dziennie tylko na same przesyłki.

Przykład po integracji: Maciej generuje etykiety bezpośrednio z poziomu ifirma. Cały proces skraca się do kilku kliknięć dla każdej przesyłki, a dla zamówień masowych – do jednej operacji zbiorczej. Oszczędza nawet kilka godzin dziennie.

3. Centralizujesz pracę w jednym systemie

Dzięki integracji cały proces obsługi zamówienia – od jego zaksięgowania po wygenerowanie przesyłki – odbywa się w jednym panelu. Nie musisz przełączać się pomiędzy kilkoma systemami (IFIRMA + system kuriera). To poprawia ergonomię pracy i zmniejsza obciążenie pracowników.

Przykład przed integracją: Ewa, właścicielka sklepu z rękodziełem, musi pracować równocześnie w trzech zakładkach: w panelu swojego sklepu, systemie księgowym IFIRMA i na platformie wysyłkowej. Częste przełączanie się między nimi powoduje zamieszanie i zwiększa ryzyko pomyłek.

Przykład po integracji: Ewa tworzy przesyłki i zamawia kuriera bez wychodzenia z panelu  IFIRMA, mając wszystko pod ręką – faktury, zamówienia i przesyłki w jednym systemie.

4. Automatycznie zamawiasz kuriera i masz podgląd statusów przesyłek

Zintegrowany system umożliwia także zamówienie kuriera z poziomu IFIRMA – bez logowania do Apaczka. Dodatkowo na bieżąco możesz monitorować status przesyłki (doręczona, w doręczeniu, zwrot), co pozwala lepiej zarządzać kontaktem z klientem i unikać nieporozumień.

Przykład przed integracją: Tomek, właściciel sklepu z elektroniką, za każdym razem loguje się do systemu, aby zamówić kuriera i śledzić paczkę. Brak podglądu w IFIRMA utrudnia mu szybkie reagowanie na pytania klientów o status dostawy.

Przykład po integracji: Tomek zamawia kuriera i sprawdza status przesyłki z poziomu zamówienia w IFIRMA– widzi czy paczka została już odebrana przez kuriera i na jakim etapie dostawy się znajduje.

5. Lepiej kontrolujesz koszty wysyłki

Apaczka oferuje dostęp do wielu firm kurierskich w jednym miejscu – DPD, InPost, DHL, Orlen i innych. Dzięki temu podczas tworzenia przesyłki w ifirma możesz łatwo porównać ceny przewoźników i wybrać najkorzystniejszą opcję dla siebie lub swojego klienta.

Przykład przed integracją: Kinga co miesiąc przepłaca za wysyłki, korzystając z usług jednego przewoźnika, bo nie ma czasu porównywać cen w Apaczka przy każdym zamówieniu.

Przykład po integracji: System IFIRMA pobiera aktualne stawki przewoźników z Apaczka i wyświetla je przy tworzeniu przesyłki. Kinga wybiera najtańszą opcję dla każdej paczki i optymalizuje koszty logistyki.

Jak połączyć konto Apaczka i IFIRMA?

Dzięki integracji Apaczka x IFIRMA możesz generować etykiety i zamawiać kuriera bezpośrednio, bez potrzeby logowania się do osobnego systemu. Proces integracji jest szybki i prosty – wystarczy kilka minut, aby uruchomić w pełni funkcjonalne połączenie między tymi dwoma platformami. Sprawdź, jak krok po kroku połączyć swoje konto i zacząć działać sprawniej.

Krok 1: Utwórz konto i przygotuj dane

1. Załóż konto w Apaczka, jeśli jeszcze go nie masz. W ustawieniach Apaczka, w zakładce „Web API”, wygeneruj App ID oraz App Secret – będą potrzebne w IFIRMA.
2. Zaloguj się na konto IFIRMA i przejdź do modułu e-commerce.

Krok 2: Dodaj integrację Apaczka w IFIRMA

1. W panelu IFIRMA wejdź w zakładkę Integracje, a następnie kliknij „Dodaj nową integrację”.
2. Na liście dostępnych integracji wybierz Apaczka i przejdź do konfiguracji.
3. W formularzu podaj nazwę własną integracji (np. „Apaczka – wysyłki”), a następnie wklej App ID i App Secret z panelu Apaczka.
4. Zaznacz zgodę na regulamin i politykę prywatności.

Krok 3: Ustaw dane nadawcy i preferencje wysyłkowe

1. W kolejnym kroku uzupełnij dane nadawcy – mogą one pochodzić z Twojej firmy lub być dostosowane dla wybranej lokalizacji magazynu.
2. Wybierz preferowanego przewoźnika oraz sposób rozliczenia przesyłek (np. płatność z góry lub za pobraniem).
3. Skonfiguruj domyślne szablony paczek – możesz określić wagę, wymiary i dodatkowe opcje (ubezpieczenie, dostawa w sobotę, itd.).

Krok 4: Tworzenie przesyłek bezpośrednio w IFIRMA

Po integracji w zakładce szczegółów zamówienia w IFIRMA pojawi się nowa sekcja umożliwiająca generowanie przesyłek Apaczka. Aby utworzyć nową paczkę:

1. Otwórz zamówienie klienta.
2. W sekcji „Przesyłka” wybierz „Utwórz przesyłkę Apaczka”.
3. Uzupełnij dane o przesyłce (kurier, wymiary, waga, usługi dodatkowe).
4. Kliknij „Generuj etykietę” – system pobierze list przewozowy bezpośrednio z Apaczka.
5. Pobierz etykietę i zamów kuriera bezpośrednio z poziomu panelu IFIRMA.

Możliwe jest również tworzenie przesyłek masowych dla wielu zamówień jednocześnie.

Krok 5: Monitorowanie i zarządzanie przesyłkami

1. W IFIRMA masz dostęp do podglądu statusu przesyłek, numerów trackingowych i możliwości ponownego pobrania etykiety.
2. W razie potrzeby możesz edytować parametry przesyłki przed jej nadaniem lub anulować wygenerowaną paczkę.

Integracja Apaczka z IFIRMA to praktyczne narzędzie, które znacząco poprawia organizację pracy w e-commerce. Umożliwia szybszą i bardziej efektywną obsługę zamówień oraz wysyłek, redukując jednocześnie ryzyko błędów i optymalizując koszty logistyczne. Centralizacja procesów w jednym systemie sprzyja lepszej kontroli nad realizacją zamówień i podnosi komfort pracy zespołu. Dodatkowo uproszczona konfiguracja sprawia, że wdrożenie integracji jest szybkie i nie wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej. To rozwiązanie, które pozwala skupić się na rozwijaniu biznesu, zamiast na czasochłonnej logistyce.