Jak wygląda etykieta logistyczna i co musi zawierać?

Etykieta logistyczna to znormalizowany nośnik informacji umieszczany na jednostce wysyłkowej (np. paczce, palecie), który umożliwia jej automatyczną identyfikację, sortowanie i śledzenie w całym łańcuchu dostaw. Musi ona zawierać kluczowe dane w formie czytelnej dla człowieka i maszyn, takie jak: pełne dane adresowe, unikalny numer przesyłki, a przede wszystkim – maszynowo czytelne kody kreskowe. 

Jej precyzja ma kluczowe znaczenie, ponieważ, jak wskazują analizy branżowe, średni koszt jednego błędu w wysyłce to około 22 dolary, wliczając w to koszty ponownej wysyłki, obsługi zwrotu i utraty zaufania klienta.

Fundamentalne znaczenie etykiety logistycznej

Prawidłowo wygenerowana i umieszczona etykieta jest podstawą trzech filarów nowoczesnej logistyki: szybkości, dokładności i identyfikowalności.

• Automatyzacja i szybkość: W zautomatyzowanych sortowniach skanery laserowe odczytują kody kreskowe w ułamku sekundy, kierując przesyłki do odpowiednich bram załadunkowych. Proces ten, niemożliwy do osiągnięcia na taką skalę przy sortowaniu ręcznym, jest w pełni uzależniony od czytelności etykiet.
• Minimalizacja błędów: Standaryzacja informacji na etykiecie i ich maszynowy odczyt znacząco redukują ryzyko błędu ludzkiego, np. nieprawidłowego odczytania adresu czy skierowania paczki do niewłaściwego regionu.
• Możliwość śledzenia (Tracking): Każde skanowanie etykiety w punkcie kontrolnym generuje nowy status w systemie. Dzięki temu możliwe jest bieżące monitorowanie lokalizacji przesyłki, a nadawca i odbiorca mogą sprawdzić, co oznaczają poszczególne statusy przesyłek.

Uszkodzenie lub brak etykiety prowadzi do zaklasyfikowania paczki jako przesyłki niezidentyfikowanej, co powoduje poważne zakłócenia operacyjne i opóźnienia w dostawie.

Etykieta logistyczna a list przewozowy

Choć oba dokumenty dotyczą tej samej przesyłki, ich funkcje i forma są odmienne.

List przewozowy jest dokumentem o charakterze prawnym, stanowiącym dowód zawarcia umowy o przewóz. Etykieta logistyczna stanowi natomiast jego operacyjne streszczenie, zawierające wyłącznie informacje niezbędne do fizycznego zarządzania przesyłką.

Struktura i kluczowe elementy etykiety logistycznej

Struktura etykiety jest zorganizowana w logiczne strefy, aby zapewnić maksymalną czytelność.

Dane adresowe: Pełne i precyzyjne dane nadawcy (sekcja FROM) oraz odbiorcy (sekcja TO), w tym nazwa firmy lub imię i nazwisko, ulica z numerem, kod pocztowy oraz miasto.

Kluczowy element: kody kreskowe: Zazwyczaj na etykiecie znajdują się co najmniej dwa kody:

• Główny kod kreskowy: Koduje unikalny numer śledzenia (tracking number), który jest identyfikatorem przesyłki w systemie przewoźnika.
• Kod sortowniczy (routing code): Zawiera zakodowane informacje dla systemów sortujących, np. o regionie docelowym lub konkretnej trasie kurierskiej, co umożliwia automatyczne kierowanie paczki.

Informacje dodatkowe: W formie tekstowej na etykiecie umieszczane są również:

• Numer przesyłki (powtórzenie numeru z kodu kreskowego)
• Waga i wymiary, kluczowe dla rozliczeń i często decydujące o tym, czy jest to przesyłka standardowa, czy niestandardowa.
• Określenie rodzaju usługi, np. Standard, Pobranie (COD) czy przesyłki ekspresowe.
• Data nadania oraz logo i nazwa firmy kurierskiej.

Rodzaje etykiet logistycznych

Choć zasady ogólne są podobne, etykiety różnią się w zależności od standardu i zastosowania. W sektorze B2C dominują etykiety kurierskie, gdzie każda firma przewozowa stosuje własny, ustandaryzowany format.

W logistyce kontraktowej (B2B), zwłaszcza przy wysyłce jednostek paletowych, powszechnie stosuje się etykietę logistyczną GS1. Jest to globalny standard komunikacji między partnerami w łańcuchu dostaw. Jej kluczowym elementem jest SSCC (Serial Shipping Container Code) – unikalny, 18-cyfrowy numer identyfikujący jednostkę logistyczną na całym świecie.

Istnieją również etykiety specjalistyczne, np. te stosowane w transporcie, który wymaga specjalnego traktowania. Doskonałym przykładem jest przewóz towarów niebezpiecznych (ADR), gdzie etykieta musi zawierać dodatkowe, międzynarodowe piktogramy ostrzegawcze.

Najważniejsze informacje

• Co to jest etykieta logistyczna? To znormalizowany nośnik informacji na przesyłce, który umożliwia jej automatyczną identyfikację, sortowanie i śledzenie.
• Co musi zawierać? Kluczowe elementy to pełne dane adresowe nadawcy i odbiorcy, unikalny numer przesyłki, waga (która determinuje, czy jest to np. przesyłka gabarytowa) oraz – co najważniejsze – maszynowo czytelne kody kreskowe.
• Jaka jest jej rola? Etykieta umożliwia automatyzację procesów logistycznych, minimalizuje ryzyko błędów ludzkich oraz pozwala na śledzenie przesyłki w czasie rzeczywistym (tzw. tracking).
• Różnica między etykietą a listem przewozowym: Etykieta pełni funkcję operacyjną (identyfikacja paczki), podczas gdy list przewozowy ma charakter prawny (dowód zawarcia umowy o przewóz).
• Jakie są główne standardy? Najczęściej spotykane to etykiety kurierskie, zunifikowane przez poszczególnych przewoźników, oraz globalna etykieta logistyczna GS1, stosowana głównie w komunikacji B2B.

Źródła

https://www.gs1us.org/industries-and-insights/media-center/press-releases/gs1-us-celebrates-50-year-barcode-scanniversary

https://www.extensiv.com/blog/a-beginners-guide-to-mobile-scanning