Informacje dotyczące RODO

Kto jest administratorem Twoich danych?

Administratorem Twoich danych jest R2G Polska Spółka z o.o. Nasz adres siedziby to Warszawa (02-797), ul. F. Klimczaka 1. Jesteśmy wpisani do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000335110. Nasz REGON to 141963798, a NIP 7010194877, zaś kapitał zakładowy 56.900 zł. Możesz się z nami skontaktować za pośrednictwem formularza kontaktowego, dostępnego w zakładce Kontakt oraz pisząc na nasz adres korespondencyjny: ul. Franciszka Klimczaka 1, 02-797 Warszawa.

Kontakt do inspektora ochrony danych 
adres do korespondencji:
ul. F. Klimczaka 1, 02-797 Warszawa,
e-mail: [email protected]

Jakie dane osobowe zbieramy? 
Zbieramy takie dane osobowe jak:
1) imię i nazwisko / firma;
2) adres;
3) numer NIP;
4) numer telefonu;
5) adres e-mail;
6) numer rachunku bankowego.

Kiedy zbieramy Twoje dane osobowe? 
Twoje dane osobowe jako Usługobiorcy/Klienta, zbieramy gdy korzystasz z naszego Serwisu, np. podczas:
1) rejestracji w Serwisie w trakcie zakładania Konta Klienta;
2) weryfikacji i identyfikacji Ciebie, jak i innych Klientów (np. podczas logowania);
3) zawierania umów o świadczenie Usług i Usług przewozowych;
4) realizacji zawartych umów o świadczenie usług z pkt 3 powyżej;
5) wysłania do PKWID informacji o chęci współpracy z apaczka;
6) korzystania z funkcjonalności Serwisu.

Dlaczego zbieramy Twoje dane? 
zbieramy dane, aby wykorzystać je do następujących celów:
1) korzystania z funkcjonalności Serwisu (w tym zalogowania się do niego);
2) zawierania i realizowania umów o świadczenie Usług i Usług przewozowych, które zawierasz przy pomocy Serwisu;
3) przesyłania informacji o zmianie warunków świadczenia usług z pkt 2 powyżej, w szczególności o zmianie cennika i Regulaminów;
4) obsługi należności i roszczeń związanych z zawartymi umowami, w tym prowadzenie procesu reklamacyjnego i windykacyjnego;
5) przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną – jeśli wyrazisz na to odrębną zgodę;
6) prowadzenie korespondencji z Tobą i innymi Usługobiorcami;
7) informowania o promocjach;
8) prowadzenia konkursów;
9) sporządzania dokumentacji księgowej, w tym wystawiania faktur;
10) sporządzania dokumentacji zawieranych umów;
11) przeprowadzania ankiet mających na celu udoskonalanie Serwisu;
12) badania poziomu satysfakcji;
13) badań statystycznych;
14) celów archiwalnych;
15) realizacji innych obowiązków wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane? 
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Twoich i innych Usługobiorców jest:
art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – w przypadku wyrażenia przez Ciebie zgody na otrzymywanie informacji handlowych;
2) art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – w sytuacji, gdy przetwarzanie Twoich danych jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną, lub do podjęcia działań na Twoje żądanie, przed zawarciem umowy – np. podczas nadawania Przesyłki;
3) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – np. musimy przechowywać je dla celów podatkowych;
4) art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w przypadku, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez nas lub przez stronę trzecią:
dochodzenia roszczeń przysługujących nam i Operatorom logistycznym;
zaspokajania roszczeń kierowanych do nas lub obroną przed takimi roszczeniami;
marketingu bezpośredniego dotyczącego naszych produktów i usług;
przesyłania danych osobowych w ramach grupy kapitałowej do wewnętrznych celów administracyjnych, w skład której wchodzi apaczka i PKWID.

Kto będzie odbiorcą moich danych? 
Szanujemy Twoje dane osobowe, jak i innych Usługobiorców korzystających z Serwisu. Nie sprzedajemy ich, nie udostępniamy ich osobom trzecim poza wyjątkami wskazanymi w Regulaminie. Dlatego też chcemy, abyś wiedział, że odbiorcami Twoich danych będą:
Polska Korporacja Wydawców i Dystrybutorów Sp. z o.o. (PKWID)– nasz partner;
wybrani przez Ciebie Operatorzy logistyczni, jak DPS, UPS, GEIS Cargo, Fedex, Poczta Polska, InPost, TNT, DHL, Arvato, Dazumi, InPost Kurier, EFEMES, GLS (a także ich podwykonawcy) – aktualny wykaz Operatorów logistycznych znajduje się w naszym Regulaminie, dostępnym na stronie www.apaczka.pl.
Operator logistyczny (kurier w jego imieniu) może kontaktować się telefonicznie z Tobą, odbiorcą, nadawcą Przesyłki pod przekazane numery telefonu w celu usprawnienia dostarczenia Przesyłki;
podmioty zajmujące się dochodzeniem roszczeń i obsługą prawną apaczka, między innymi firmy windykacyjne i kancelarie prawne, w szczególności:
Arvato, Kancelaria Adwokacka Huberta Macią̨ga (Al. Niepodległości 225/11, 02-087 Warszawa),
Kancelaria MKZ Partnerzy Michalak Kosicka Zawolski i Partnerzy Radcowie Prawi (ul. Narbutta 19A, 00-001 Warszawa,
Kancelaria Radcy Prawnego–Dominik Nowak (ul. Henryka Sienkiewicza 1B lokal 4b, 96-300 Żyrardów),

Straetus Polska (ul. Królowej Marysieńki 90, 02-954 Warszawa)
Biura Informacji Gospodarczej – w celu weryfikacji wiarygodności Twojej i innych Klientów;
banki, SKOK-i operatorzy systemu płatności, zapewniający obsługę płatności, zwrotu środków pieniężnych (pobrań), w tym:
Przelewy24 (DialCom24 Sp. z o.o.60-327 Poznań, ul. Kanclerska 15 NIP 781-173-38-52, Sąd Rejonowy Poznań, VIII Wydz. Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Nr KRS 0000306513, wysokość kapitału zakładowego: 1 697 000 zł)
PayPro S.A. 60-327 Poznań, ul. Kanclerska 15 NIP 779-236-98-87, REGON 301345068 Sąd Rejonowy Poznań, VIII Wydz. Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Nr KRS 0000347935, wysokość kapitału zakładowego: 4 500 000 zł),
PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (zarejestrowana w R.C.S. Luxembourg pod numerem B 118 349), z oficjalną siedzibą w Luksemburgu, L-2449;

podmioty świadczące lub pośredniczące w usługach teleinformatycznych, w tym dostawcy hostingu;

osoby, organy i instytucje uprawnione do dostępu do danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów.
Nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych.

Jak długo przechowujemy Twoje dane? 
Twoje dane osobowe zebrane w związku z zawarciem Umów będą przechowywane przez okres w zakresie w jakim ich przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się przez nas z obowiązku sprawozdawczości finansowej (rozliczeń podatkowych). Okres ten może ulec wydłużeniu do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń przysługujących apaczka od Klientów oraz roszczeń Klientów wobec apaczka. Twoje dane osobowe, które uzyskaliśmy na skutek wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji handlowej przechowywane będą przez okres 10 lat.

Poznaj swoje prawa
Pamiętaj, możesz:
1) żądać od nas dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, jak również ograniczenia przetwarzania Twoich danych, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, masz także prawo do przenoszenia danych. W szczególności w dowolnym momencie możesz przeglądać lub modyfikować swoje dane w panelu klienta po zalogowaniu do Konta Klienta. Poinformuj nas tylko o swoim żądaniu korzystając z funkcjonalności Serwisu, listownie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Danych osobowych użytych do złożenia Zleceń i zawarcia Umów nie można zmienić ani usunąć, gdyż są one integralną częścią Umów;
2) wnieść skargę do organu nadzorczego, jeśli sądzisz, że dotyczące Ciebie przetwarzanie danych osobowych narusza obowiązujące przepisy w zakresie ochrony danych osobowych;
3) w przypadku wyrażenia przez Ciebie zgody na przetwarzanie danych osobowych, np. w celu otrzymywania informacji handlowych, możesz tę zgodę w każdym momencie cofnąć całkowicie lub częściowo po zalogowaniu się do Serwisu na Konta Klienta lub składając nam stosowne oświadczenie w formie pisemnej lub e-mailowej. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Pomimo cofnięcia zgody możemy nadal wysyłać do Ciebie wiadomości, które zostały zamówione (np. statusy Zleceń, elektroniczne obrazy faktur) lub dotyczą systemów, usług, produktów, dokumentów, a ze swej natury wymagają wysłania powiadomienia.
Pamiętaj! – podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niepodanie danych osobowych lub ich niepełne podanie może uniemożliwić korzystanie z funkcjonalności Serwisu. Bez pełnego adresu nie wyślesz prawidłowo Przesyłki. Bez podania wszystkich danych może nie dojść także do zawarcia umowy – musimy bowiem wiedzieć z kim ją zawieramy.

W przypadku powzięcia przez Ciebie informacji o naruszeniu ochrony danych, powiadom nas o tym niezwłocznie. Umożliwi nam to podjęcie niezbędnych kroków. Niezależnie od powyższego w przypadku, gdy naruszenie ochrony danych osobowych może spowodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, bez zbędnej zwłoki zawiadomi Cię o takim naruszeniu, jeżeli dotyczy ono Twoich danych.

Jakie dane przetwarzamy przekazane przez Ciebie?
Przetwarzamy również dane osobowe przekazane przez Klientów w celu realizacji Zlecenia (np. dane ich kontrahentów, dostawców). Warunki i zasady przetwarzania danych osobowych przekazanych przez Klientów w celu realizacji Zlecenia, regulują odrębne postanowienia porozumień zawartych z Klientami.
Klienci powierzający nam dane osobowe są zobowiązani do ich przetwarzania zgodnie z obowiązującymi przepisami (w tym ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych i RODO) oraz z zachowaniem odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, spełniających wymagania polskiego prawa. Klienci ze zdania poprzedniego, są także zobowiązani uzyskać zgodę osób, od których zbierają dane osobowe, na powierzenie przetwarzania tych danych apaczka oraz o przekazać im informacje zawarte w niniejszym paragrafie, w tym o sposobie, celu, zakresie i okresie przetwarzania danych przez apaczka, prawach osób których dane są przetwarzane oraz kręgu podmiotów, którym apaczka pod powierza te dane.

Serwis posiada książkę adresową, w której możesz, tak jak wszyscy Klienci zapisywać nazwiska i adresy osób i firm do których często wysyłasz przesyłki. Te dane są własnością Klienta, a apaczka nie korzysta z tych danych, jeżeli Klient nie podał ich w Zleceniu. Apaczka zapewnia poufność tych danych przez odpowiednie zabezpieczenie serwerów. Dostęp do tych danych jest możliwy tylko przez szyfrowane połączenie, po zalogowaniu unikalnym loginem i hasłem Klienta.

Wzory umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych do pobrania – w załączeniu!

Załączniki:

Umowa powierzenia przetwarzania danych_listopad2019 (2)